2　北名古屋市情報公開条例(平成18年北名古屋市条例第7号)の規定により不開示情報とし、又は開示しないこととなるおそれのある情報の記録された文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。

2　文書取扱責任者は、各課の職員のうちから、当該課の課長が指名する者をもって充てる。

3　課長は、文書取扱責任者を指名したとき又はこれらに異動があったときは、その者の氏名を速やかに文書主管課長に報告しなければならない。

2　各課において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに文書主管課に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書は、北名古屋市当直規程(平成18年北名古屋市訓令第16号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて文書主管課に引き継がなければならない。

4　郵便等に係る料金が未払又は不足の郵便物は、その料金を支払い、収受することができる。

2　秘密文書は、文書主管課において開封せず、封皮の左下に「秘」印を押印し、親展文書集配簿に必要事項を記載しなければならない。

3　通貨、金券及び物品を添付した文書は、その文書の欄外に「通貨、金券添付」又は「物品添付」の朱印を押し、文書収受簿にその旨を記載しなければならない。

4　電報は、その余白に受付印を押印し、電報集配簿に必要な事項を記載しなければならない。

5　審査請求書又は嘱託書その他の文書到達の日時が権利の得喪に関係のあるものは、その封皮に収受の年月日及び時刻を明記し、取扱者がこれに認印し、文書収受簿に必要な事項と到達の日時を記載しなければならない。

2　秘密文書は、「親展」と表示のあるものは名あて人、その他のものは関係課の文書取扱責任者に直接配付し、親展文書集配簿に受領印を徴さなければならない。

3　文書に添付された通貨及び金券は、金券配布簿にこれが添付されていた文書の記号、番号並びに通貨、金券の別及び金額を記入したうえ会計管理者に配付し、受領印を徴さなければならない。

4　文書に添付された物品は、物品配布簿にこれが添付されていた文書の記号、番号並びに物品の種類、品目及び数量を記入したうえ文書取扱責任者に配付し受領印を徴さなければならない。

5　電報は、関係課長に直接配付し、電報集配簿に受領印を徴さなければならない。

6　複数の課に関係のある文書又は物品は最も関係の深いと認められる課に配付しなければならない。

7　他の課に配付すべきものと認められる文書又は物品の配付を受けた課の文書取扱責任者は、速やかに当該文書又は物品を文書主管課に返付するとともに、文書配付に関する簿冊の受領印の抹消を求めるものとし、文書主管課は、その旨を記入のうえ速やかに当該受領印を抹消し、さらに配付の手続をとらなければならない。

2　文書を受理したときは、直ちに封のあるものはこれを開封したうえ、内容を審査し、文書収受簿により整理するものとする。

3　前項の規定により整理をする文書は、当該文書の左上欄外に受付印を押印するとともに文書収受簿に必要な事項を記載し、保存年限、公開区分欄に可否等を表示しなければならない。ただし、その文書を否、一部否又は一時否とした場合は、公開区分の内訳表に理由、根拠等を記入し、その文書に添付しなければならない。

4　重要又は異例の文書については、その処理に先立って、副市長及び市長の指示を受けなければならない。

2　文書主管課長は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

3　各課の文書取扱責任者は、前項第3号の規定により送信を受けた文書を速やかに紙に出力し、総合行政ネットワーク文書であることを明示したのち、前条の規定により処理するものとする。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文章は、平易簡明、字画は、明瞭にしなければならない。

3　内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、その理由を付し、差出人に返付する。

2　文書記号は、別表第1のとおりとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字を記入するものとする。

3　文書番号は、各文書に一連番号とし、毎年1月1日を起番とし、記号及び番号を付さなければならない。ただし、同一事案については、その事案の完結するまで同一番号を用いるものとする。

4　簡易な文書は、文書番号の代わりに「号外」と、庁内文書は文書番号の代わりに「事務連絡」と記し、処理することができる。

2　条例、規則、告示、公示及び訓令の文書番号は、文書主管課に備える令達番号簿により、公布等の順に従い、それぞれ暦年による一連番号を用いること。

2　秘に属するものには、右上欄外に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。

2　回議又は合議を受けた者は、速やかに事案を検討し、異議のない場合は、所定欄に認印又は署名するものとする。

3　合議の事案に異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をする。ただし、協議が整わないときは、直ちに主務課は上司の指示を受けなければならない。

2　決裁済の文書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについては、決裁の趣旨が合議した際の回議の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。

3　再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ、主務課に返付しなければならない。

4　他の課に合議した回議書が廃案となったとき、その旨を関係課に通知しなければならない。

2　浄書が終わったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

3　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の「校合」の欄に押印しなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により文書を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、公開区分を審査し、書式、用語等については訂正を要すると認めたときは、記載内容を変更しない範囲内において訂正することができる。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて総務部長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　総務部長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

2　前項において発送文書が親展、書留、配達証明等特別扱いを必要とするものは、その旨表示しなければならない。

2　電子メール、ホームページ等による簡易な照会等があった場合においては、相手方が文書での回答を希望する等特別な事情があるときを除き、前項の電子メールを利用して施行することについて同意を得たものとみなすことができる。

2　電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

2　文書の分類及び種別は、別表第2及び別表第3のとおりとする。

3　保存期間の計算は会計年度とし、文書完結の翌年度から起算する。ただし、暦年に属するものは、その翌年の1月1日から起算する。

2　耐火書庫及び倉庫は、文書主管課において管理し、その開閉は勤務時間内とする。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。

2　勤務時間外において、緊急事件のための保存文書の閲覧を必要とするときは、当直者の承認を受けなければならない。

3　前項の規定により当直者が保存文書の閲覧を承認したときは、翌日、文書主管課長に報告しなければならない。

2　前項の場合においては、保有簿冊目録に廃棄の年月日及びその理由を記入しなければならない。

3　廃棄文書のうち、他見を避ける必要のある文書は、焼却又は裁断しなければならない。

4　別に定めるものを除くほか、保存期間を経過して、なお保存の必要があると認められるもの、又は、保存期間中の文書であっても保存の必要がないと認められるものは、主務課長の決裁を経てその保存期間を延長し、又は廃棄することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年3月20日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日の前日までに、合併前の師勝町文書取扱規程(平成2年師勝町訓令第1号)、西春町行政情報取扱規程(平成10年西春町規程第5号)(以下これらを「合併前の規程等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。

3　合併前の規程等により保存されている行政文書の保存期間については、なお合併前の規程等の例による。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年11月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。