○北名古屋市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和元年8月30日
訓令第4号
(目的)
第1条 この規程は、北名古屋市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより、戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで入出力するデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍情報システムから出力された帳票をいう。
(5) 戸籍端末機 戸籍専用電子計算機のうち、中央処理装置と回線によって結ばれたデータの入出力を行う機器をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理責任者の設置)
第4条 戸籍情報システムを適正に運用し、及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を適正に管理するため、戸籍データ保護管理責任者(以下「保護管理責任者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理責任者の職務)
第5条 保護管理責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理責任者は、定期的又は随時に磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理責任者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な保全措置を講じなければならない。
5 保護管理責任者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長及び電子計算処理・個人情報保護管理者(北名古屋市電子計算処理管理運用規程(平成18年北名古屋市訓令第29号)第3条第1項に規定する者をいう。)に報告しなければならない。
(戸籍端末機取扱責任者の設置)
第6条 保護管理責任者は、戸籍端末機の適正な管理をするため、戸籍端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理責任者が市民課職員の中からこれを任命する。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理責任者は、戸籍データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な戸籍端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入力された戸籍データは、電算処理を行う他の事務と連動して処理し、又は他の事務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、施錠ができる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理責任者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を行い、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理責任者は、出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を行い、安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントは、保護管理責任者の許可を得ずに、外部への持ち出し、複写又は廃棄をしてはならない。
(取扱職員)
第11条 保護管理責任者は、戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員が事務を処理することができる範囲(以下「事務処理範囲」という。)を指定しなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理責任者は、取扱職員に対し、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを事務処理範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理責任者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 戸籍端末機の使用状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍情報システムが設置されている事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(戸籍端末機の操作)
第14条 戸籍端末機は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務において必要である場合に限り、取扱職員により操作することができる。
2 見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要である場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の管理)
第15条 保護管理責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に規定する方法により戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第16条 保護管理責任者は、戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の啓発並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して教育及び訓練を年1回以上実施しなければならない。
(戸籍データ保護に係る会議)
第17条 戸籍データの適切な保護及び管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理責任者が必要に応じて戸籍データの保護及び管理に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理責任者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民健康部市民課において処理する。
附則
この規程は、令和元年9月1日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の管理一覧
名称 | 管理対象 | 管理の内容 |
戸籍用サーバー | 戸籍電算化データ保存機器 | 戸籍用サーバーは、施錠のできる電算室に設置し、サーバーラックの鍵は、電算責任者(北名古屋市電子計算処理管理運用規程第3条第2項に規定する者をいう。)が管理する。 戸籍用サーバーは、市民課が起動させる。 |
戸籍用端末装置 | 戸籍システム入出力装置 | 保護管理責任者は、システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを保管庫等施錠ができる場所で管理する。 戸籍用端末装置を起動する者は、保護管理責任者の指定した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 |
システムバックアップ | バックアップ記録リスト及び電子媒体 | 保護管理責任者は、バックアップ関係のリスト及び電子媒体を定期的に出力し、保管庫等施錠ができる場所で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | システムプログラム | 保護管理責任者は、アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保全措置を講じる。 |