○北名古屋市職員旧姓使用取扱規程

平成29年1月4日

訓令第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改めた後も、以前に使用していた氏(以下「旧姓」という。)を職場において引き続き使用することに関し必要な事項を定めるものとする。

(旧姓の使用)

第2条 職員は、法令又は条例(以下「法令等」という。)の規定に反するおそれのない、専ら職員間で使用している文書等について、職務遂行上又は事務処理上著しく支障を生じないものに限り、旧姓を使用することができる。

(適用職員)

第3条 この規程は、一般職に属する職員に適用する。

(旧姓使用の範囲)

第4条 旧姓を使用することができる文書等は、別表第1のとおりとする。ただし、別表第2に掲げる基準に該当する文書等については、旧姓を使用することができない。

(旧姓使用の承認の申請)

第5条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1)によりあらかじめ市長の承認を受けなければならない。

2 前項の旧姓使用承認申請書の提出は、原則として北名古屋市職員服務規程(平成18年北名古屋市訓令第15号)第13条に規定する届出の後、速やかに関係書類を添えて、所属長を経由して市長に提出するものとする。

(旧姓使用の承認)

第6条 市長は、前条第2項の規定による旧姓使用承認申請書の提出があった場合において、職務遂行上又は事務処理上、支障がないと認めるときは、旧姓の使用を承認するものとする。ただし、特に必要があると市長が認めるときは、別表第1に掲げる文書等のうち一部のものについて、旧姓の使用の承認をしないことができる。

2 市長は、前項の規定により旧姓の使用を承認し、又は承認しなかったときは、旧姓使用承認・不承認通知書(様式第2)により、その旨を所属長を経由して、旧姓の使用の承認を申請した職員に通知するものとする。

(承認の取消し)

第7条 市長は、前条の規定により旧姓の使用を承認した後において、当該承認を受けた者(以下「旧姓使用者」という。)の旧姓の使用が、職務遂行上又は事務処理上、支障があると認めるときは、当該旧姓使用者に係る旧姓の使用の承認を取り消すことができる。

(旧姓使用の中止)

第8条 旧姓使用者は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3)を市長に提出しなければならない。

(職員及び所属長の責務)

第9条 旧姓使用者は、旧姓の使用に当たり、常に市民及び職場内の職員に対して誤解又は混乱が生じないよう努めなければならない。

2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(旧姓使用者台帳)

第10条 市長は、旧姓使用者台帳(様式第4)を備え、旧姓の使用について適正な管理に努めなければならない。

(雑則)

第11条 この規程に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は市長が定める。

この規程は、告示の日から施行する。

(令和3年3月17日訓令第3号)

この規程は、告示の日から施行する。

別表第1(第4条関係)

基準

文書等

1 単に氏名が記載されたもの及び対外的にも使用されるが法令上特別な効果を生じるおそれのないもの

職場での呼称、名札、名刺、職員配置表、座席配置図等

2 専ら組織内で使用される文書で、容易に職員の同一性を確認することができる内容のもの

起案文書、決裁文書、供覧文書等に係る押印及び署名、復命書、事務引継書等

3 職員の権利義務に関する文書等で容易に職員の同一性を確認することができ、かつ旧姓の使用を原因とする係争のおそれがない内容のもの

旅行命令書、休暇簿、営利企業等従事等許可願等

4 その他法令上特別な効果を生じるおそれのないもの

所属長が適当と認める軽易な文書等

別表第2(第4条関係)

基準

文書等

1 職員の身分等に関する文書で法令上特別な効果を生じるおそれのあるもの

人事記録台帳、職員証、法令等に基づく身分証明書、辞令書、履歴書、宣誓書、退職願、内示書、分限処分関係、退職証明書等

2 職員の権利義務に関する文書等で、法令上特別な効果を生じるおそれのあるもの

昇給昇格通知書、給与支給明細書、諸手当届、共済組合関係書類、公務災害関係書類、交通事故等関係書類、健康診断関係書類等

3 公権力の行使に係るもの

許認可、立入調査、徴税吏員証等

4 法令等により戸籍上の氏名を使用することが定められているもの

源泉徴収票等

様式第1(第5条関係)

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様式第2(第6条関係)

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様式第3(第8条関係)

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様式第4(第10条関係)

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北名古屋市職員旧姓使用取扱規程

平成29年1月4日 訓令第1号

(令和3年3月17日施行)