○北名古屋市立学校文書取扱規程
平成18年3月20日
教育委員会訓令第2号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、北名古屋市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(文書管理者)
第3条 学校に文書管理者を置き、校長をもって充てる。
2 文書管理者は、北名古屋市教育委員会(以下「教育委員会」という。)の指導及び監督の下、文書管理責任者として常に文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第4条 学校に文書取扱主任を置き、文書管理者を補佐する。
2 文書取扱主任は、事務職員をもって充てる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる文書取扱いに関する総括的な事務を行う。
(1) 文書事務処理の促進に関すること。
(2) 文書事務の指導、改善及び調整に関すること。
(3) 文書の収受、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
(文書取扱主任会議)
第5条 教育委員会は、文書取扱いに関する事務の調整を図るため、必要に応じて文書取扱主任会議を招集することができる。
(帳簿)
第6条 学校に文書管理簿を備え、会計年度ごとに整理する。
2 文書番号は、毎年4月1日を起番とし、翌年の3月末日までとする。
(文書の収受)
第7条 文書取扱主任は、学校に到着した文書(ファクシミリ、電子メール文書による文書を含む。)を速やかに収受しなければならない。
2 文書取扱主任は、文書の余白に収受日付印を押し、文書管理簿に登載しなければならない。ただし、軽易な文書については、その手続を省略することができる。
(文書の処理)
第8条 文書取扱主任は、収受した文書を回覧し、又は配布しなければならない。
2 文書管理者は、前項の文書のうち自ら処理するものを除き、当該文書を担当する者に、処理方針及び処理期限を指示し、処理させなければならない。
(文書の起案)
第9条 文書を起案する場合は、起案用紙を用いる。ただし、軽易な立案は、当該文書の写しの余白を利用する等の方法で処理することができる。
(回議及び決裁)
第10条 起案文書は、回議等を経て、専決事項に該当するものを除き、文書管理者の決裁を受けなければならない。
2 回議は、起案者から順次担当領域を主管する者及び教頭を経て、校長の決裁を受けるものとする。
(浄書)
第11条 決裁を終えた起案文書の浄書は、起案者が行う。
(文書の発送)
第12条 浄書文書は、公印押印の上、発送する。ただし、軽易な文書については、省くことができる。
2 文書の発送は、使送、郵送、ファクシミリ・電子メール等の方法により行う。
(文書の整理、分類及び保管)
第13条 文書は、常に整理し、及び分類して保管し、必要なときは、速やかに対処できるようにしておかなければならない。
2 担当者は、決裁及び処理が完結したときは、別に定める文書分類表により区分し、指定されたファイルにとじなければならない。
(文書の保存年限)
第14条 文書の保存年限は、文書分類表により、文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(保存文書の持ち出し)
第15条 保存文書を持ち出す場合は、文書管理者の承認を受けるものとする。
(保存文書の廃棄)
第16条 文書取扱主任は、保存年限が経過した文書を精査し、廃棄するものとする。
(公開文書の閲覧)
第17条 情報公開の請求があった文書の閲覧は、北名古屋市情報公開条例(平成18年北名古屋市条例第7号)及び北名古屋市情報公開条例施行規則(平成18年北名古屋市規則第9号)に従って、行うものとする。
(雑則)
第19条 この規程に定めるもののほか、文書取扱いに関し必要な事項は、北名古屋市文書取扱規程(平成18年北名古屋市訓令第5号)の定めるところによる。
附則
この規程は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成21年6月3日教育委員会訓令第3号)
この規程は、告示の日から施行する。